In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir, wie du Gäste und Einladungen für deine digitale Hochzeitseinladung oder eine allgemeine Einladung in MyInvite verwalten kannst. So organisierst du dein Event übersichtlich und machst es deinen Gästen besonders einfach, auf deine Einladung zu reagieren.
Die Gäste
Bevor eine Feier oder ein Event im Detail geplant wird, macht man sich zuerst Gedanken über die Größe der Veranstaltung und natürlich über die Gäste. Genau dafür kannst du deine Gästeliste ganz einfach in MyInvite pflegen.
Gehe nach der Registrierung in den Bereich Gäste und wähle Gast Erstellen, um einen neuen Gast zu deinem Event hinzuzufügen.
Im Bereich Gäste kann die Gästeliste verwaltet werden.
Am besten erfasst du die Namen möglichst eindeutig und klar zuordenbar. Auch wenn ihr euch im Alltag duzt, hilft eine saubere Benennung dabei, den Überblick zu behalten – besonders dann, wenn es gleiche oder ähnliche Vornamen gibt. Deine Gästeliste kannst du jederzeit einsehen und bei Bedarf natürlich auch nachträglich anpassen.
Die Einladungen
Sobald deine Gästeliste steht, ist der nächste sinnvolle Schritt, die Gäste in Form von Einladungen zu gruppieren. Das bringt mehrere Vorteile mit sich.
Auch außerhalb der digitalen Welt läuft es meistens genauso: Wenn du zum Beispiel ein befreundetes Paar einladen möchtest, das zusammen wohnt, würdest du in der Regel keine zwei getrennten Einladungen verschicken, sondern eine gemeinsame Einladung.
Nach genau diesem Prinzip funktioniert es auch in MyInvite. Du erstellst eine Einladung und ordnest ihr die passenden Gäste zu. Der Vorteil: Alle Personen innerhalb dieser Einladung nutzen denselben Einladungslink. So können sie direkt sehen, ob bereits eine Rückmeldung erfolgt ist.
Trotzdem ist es wichtig, dass die Personen weiterhin getrennt als einzelne Gäste geführt werden. Denn wenn später Zu- oder Absagen sowie RSVP-Antworten relevant werden, müssen diese pro Person ausgewertet werden können. Gerade bei individuellen Rückmeldungen ist diese Trennung besonders wichtig.
Beim Erstellen einer Einladung können alle Gäste hinzugefügt werden, die noch keiner anderen Einladung zugeordnet sind. Diese Zuordnung lässt sich selbstverständlich auch später jederzeit wieder ändern.
+1 Gäste
Beim Erstellen einer Einladung kannst du außerdem festlegen, wie viele zusätzliche Gäste von den Eingeladenen selbst hinzugefügt werden dürfen.
Das ist besonders praktisch, wenn du zum Beispiel eine einzelne Person einlädst und ihr erlauben möchtest, eine Begleitperson mitzubringen – etwa einen Partner, eine Freundin oder ein Date. Ist der Wert für die Einladung größer als 00, zum Beispiel 11, kann über diese Einladung ein weiterer Gast ergänzt werden.
Der große Vorteil: Dieser zusätzliche Gast erscheint für dich als Veranstalter ganz normal in deiner Gästeliste. Auch alle RSVP-Fragen, die du für deine Gäste erstellt hast, können von diesem +1-Gast beantwortet werden. So hast du alle Informationen zentral an einem Ort und kannst gleichzeitig sehr genau steuern, ob und wie viele zusätzliche Gäste mitgebracht werden dürfen.
Der Einladungslink
Eine gut gepflegte Gästeliste macht die Planung deutlich einfacher, vor allem bei größeren Events wie Hochzeiten.
Wie du gesehen hast, ist der generierte Einladungslink immer an eine konkrete Einladung gebunden.
Nehmen wir noch einmal das Beispiel mit dem befreundeten Paar: Für beide legst du eine gemeinsame Einladung an, fügst beide Gäste hinzu und sendest anschließend den Einladungslink an eine oder an beide Personen. Ob per WhatsApp, E-Mail oder SMS – du entscheidest selbst, wie du den Link verschicken möchtest.
Noch ein Hinweis: Wenn du MyInvite nur als digitale Einladungsseite nutzen möchtest und keine RSVP-Funktion benötigst, sondern hauptsächlich Informationen für deine Gäste bereitstellen willst, musst du natürlich keine einzelnen Gäste anlegen. In diesem Fall kannst du einfach eine leere Einladung erstellen und den dazugehörigen Link mit allen Gästen teilen.
Solltest du noch Fragen haben, kannst du dich jederzeit an uns wenden. Unsere E-Mail-Adresse findest du ganz unten auf unserer Webseite. Viel Spaß beim Einladen und Verwalten deines Events.
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